为了确保您的利益，请认真阅读下列管理办法
为更好服务于学校和行业的需要，规范交流中心管理使用程序，提升交流中心的接待服务水平，保障交流中心的社会经济效益，特制定本办法。
一、接待服务对象
1. 学校举办或校内各单位获准以学校名义举办的学术会议、高峰论坛、专业培训、交流沙龙等；
2. 学校上级主管部门及更高级别领导举办的会议、高峰论坛、年会、专业培训、交流沙龙等；
3. 大学科技园入住企业举办的会议、高峰论坛、企业年会、专业培训、交流沙龙等；
4. 国内外新闻出版领域举办的学术会议、高峰论坛、企业年会、专业培训、交流沙龙等。交流中心原则上不接受个人使用申请。
二、接待服务程序
1.使用单位登陆北印科技园网站进入会议管理系统平台进行登记预约
使用大会议厅、中会议厅至迟在活动举办10个工作日前向科技园管理办公室提出申请；使用其他会议室至迟在活动举办5个工作日前向科技园管理办公室提出申请；未经申请需临时使用的，一般不予接受，情况特殊的由办公室视具体情况决定。
2.需要使用LED屏幕、音响设备的，需要在预约系统中注明所需内容及使用要求，如需更改需在活动举办2个工作日前将更改内容告知办公室会议接待处。
3.使用单位需持《国际交流会议中心使用申请表》到科技园管理办公室办理审批手续。 会议中心以填写完整的纸质版申请表送达时间为序安排会场。使用申请经批准后，使用单位不得擅自更改使用时间、内容、形式等审定内容。如确需更改，使用大会议厅、中会议厅的，需在活动举办5个工作日前与办公室会议接待处联系；使用其他会议室的，需在活动举办3个工作日前与办公室会议接待处联系。因未办理使用申请手续或申请手续不及时、不明确、不完整、不真实而造成活动延误、取缔等后果，由申请单位自行负责。
4. 使用单位应如实申报活动内容，如遇实际使用情况与申请内容不符，接待服务中心有权即刻终止其使用并保留追究主办方及组织者责任的权力。有下列情况之一的，会议中心有权终止会议服务。 不符合会议中心申请使用条件的；有违国家法律法规、道德规范及学校规章制度的；拆改、破坏、污损会议中心现状的；使用具危险性、污染性的物品、设备的；干扰学校正常教学、科研、工作、生活秩序的；其他对学校人才培养、事业发展、社会声誉、工作全局产生消极影响，不适宜在校园内举办的。
三、收费管理办法
1.财务处设立“国际交流中心”项目，单独进行核算与管理，实行“收支两条线”。
2.交流中心服务收费项目一般包括场地使用费、设备使用费、会议服务费等。
3.交流中心的各项收费标准由研究院有限公司相关部门制定，由会议接待中心使用规定票据代收后及时上交财务处。
4.校外单位需在活动前交纳使用费用，并同时交纳使用费用两倍数目的押金。活动结束后，如无场地损坏，设备损毁，物资丢失等情况，押金全部退还。
四、交流中心使用注意事项
1.有关单位在使用交流中心过程中，需服从交流中心管理，保障活动安全、维护活动秩序、保全各类设施、保持环境卫生整洁。
2.使用单位有义务落实与会人员严格遵守衣冠不整者谢绝入内及相关会议室禁止饮食、禁止吸烟、禁止随地吐痰、禁止乱吐口香糖等具体要求。
3.在交流中心举办的各类活动不得使用具危险性、污染性的物品、设备；禁止使用明火及引发消防隐患的物品、设备；禁止乱丢垃圾，乱放杂物。
4.未经交流中心同意，使用单位或个人不得改变会议室设备、家具的位置；不得将会议室物品带出室外；不得擅自动用室内音响、灯光、功放、电视、投影、空调等电器设备。如需使用应在申请时一并提出，由交流中心派专人开启调试。对擅自使用及造成损失的，除补交正常使用费用外还需赔偿全部损失。
5.使用单位在交流中心悬挂、张贴、摆设标语、条幅、海报、宣传画及其他物品，需经交流中心同意。在指定位置采取适当措施，用后及时清除，不得破坏、污损装修现状。
6.交流中心使用期间，因使用单位使用不当，或违规使用发生的安全责任事故，由使用单位负全部责任；使用单位如有其它电器、设备安装要求时，由办公室征求基建处、后勤处、保卫处意见后，严格按消防安全规定实施。使用单位自请工程人员操作时，应主动服从项目工程技术人员、保卫消防人员的监督指导，违章操作造成损失时，使用单位负全部责任。
7.各类学生活动使用过程中，需有一名以上教师或辅导员始终在场，组织、协调和负责活动的安全工作。
8.使用交流中心举办活动时，如遇发生震灾、火灾及其他意外事故，由使用单位负责与会人员疏散，采取安全避难措施。
9.使用结束后，交流中心工作人员对会议室内家具、设备进行检查，发现问题及时处理。各项家具、设备如因使用不当损坏，使用单位应负赔偿修理之责任；若于使用前即已产生瑕疵或损坏者，使用单位应即告知处理，若因疏于告知而继续使用致损害发生或扩大者，仍由使用单位负责赔偿。
10.使用结束后，使用单位需及时清理会场。将家具、设备等归置原位，横幅、文件等整理带走。自行布置的物品器材，自行拆收运离现场并负责清洁场地。
11.对于不按规定使用交流中心的单位，交流中心有权提出批评，责令整改，必要时向科技园管理办公室提出停止相关单位本次使用会议中心及今后再次使用交流中心的报告。
